Esküvő, Születésnap vagy céges buli? Segítünk a szervezésben!

Hogyan szervezzünk sikeres rendezvényt – Tippek a tökéletes eseményekhez

A rendezvények megtervezése és egy meglehetősen kis létszámú, mindössze öt résztvevős találkozó megszervezése komoly kihívást jelenthet, különösen, ha ez az első alkalom. Ezután képzelje el, hogy egy hatalmas koncertet tervez egy nagynevű DJ-vel a főszereplővel és 100 000 résztvevővel. El tudod képzelni azt a fejfájást, ami egy ilyen rendezvény megtervezésével és leszervezésével jár? Bár a rendezvények megtervezése minden bizonnyal kihívást jelenthet, izgalmas és érdemes is lehet. Ráadásul, ha már rájöttél, a rendezvényszervezés nem éppen rakétatudomány, és ha ismered a titkokat, még egy hatalmas esemény megtervezése is gyerekjáték lehet. Itt megosztjuk ezeket a titkokat, és bár minden esemény minden bizonnyal egyedi, ezen az oldalon néhány hasznos tippet és bevált gyakorlatot javasolunk, amelyeket bármilyen esemény esetén követhetsz, így érdemes figyelni a rendezvénytippek weboldalát!

Rendezvényszervezés tippek

A rendezvényszervezés aranyszabálya, hogy amint csak lehet, kezdjük el időben a tervezést. Ha a rendezvény viszonylag nagy (azaz több mint 500 résztvevő), akkor reálisan legalább négy hónappal korábban el kell kezdeni az esemény megtervezését, a hat hónappal korábban pedig még ideálisabb időkeret. Még kisebb rendezvények esetén is törekedjünk legalább egy hónappal előre az esemény megtervezésére. Egy rendezvény, mint tudjuk, sok különböző mozgó alkatrészt tartalmazhat, így korai tervezéssel több lehetőséget kap az esemény különböző elemeire: helyszíni lehetőségek, előadók/tehetségek, szponzorálási lehetőségek, marketing lehetőségek stb. Minél több lehetőséged van, annál nagyobb az esélyed, hogy sikerüljön, pont.

Rendezvényszervezés útmutató

Mielőtt elköteleznéd magát a rendezvény megtervezését, nagyon fontos, hogy válaszolj a legfontosabb kérdésekre:

-    Miért éppen Te adsz otthont ennek az eseménynek?
-    Mi a rendezvény célja?

Egyes esetekben ez nagyon nyilvánvaló, de más esetekben nem az. Az esemény célja alapján lehet, hogy eldöntheted, hogy milyen típusú rendezvényt fogsz szervezni, de ez különösen segít a rendezvény céljainak meghatározásában. Ha például ezt az eseményt egy új termék bevezetésének támogatására tervezzük, akkor a célok a következők lehetnek: 1000 közösségi média követi az új termék közösségi oldalát, 1000 közösségi média interakció és elköteleződés, 1000 előrendelés a piacra dobott termékre stb. Még egy esküvőnél a cél, az hogy a vendégeink jól és kényelmesen érezzék magukat, miközben olyan dekoráció és elemek vesznek minket körül, amik számunkra fontosak! Határozd meg céljaid számszerűsíthető mérőszámokkal, így mérheted a rendezvény során elért előrehaladást, valamint azt is, hogy csapatos elérje azokat, hogy ha céges rendezvényről van szó.

Rendezvényszervezés meghatározott költségekből

Említettük a rendezvény mielőbbi megtervezésének fontosságát, de különösen fontos, hogy a lehető legkorábban becsüljük meg költségvetését. A költségvetés az esemény számos elemét meghatározza, így bár nem kell mindent kőbe vésni, fontos, hogy legalább egy vázlatot készíts a költségvetés becsléséről, mielőtt bármi mást terveznél.

Néhány kritikus elem, amelyet bele kell foglalni a költségvetésbe:

Helyszín: a bérleti díj és a szükséges biztosítás egyaránt. Virtuális események esetén ezt kihagyhatjuk.
Étkezés: minden étellel és itallal kapcsolatos költség
Dekoráció: eléggé magától értetődő
Szórakozás: előadók, tehetségek, előadók, kiállítók stb. Vedd figyelembe az utazási és szállásköltségeket is.
Marketing: fontold meg, hogyan és milyen csatornákon kívánod népszerűsíteni a rendezvényt
Szoftver: rendezvénykezelő szoftver, rendezvényjegy-szoftver, CMS stb.
Munkaerőköltségek: személyzet és önkéntesek, beleértve a szállásukat is
Váratlan események: nagyon fontosak. Tervezd meg költségvetésnek legalább 20%-át előre nem látott eseményekre, hogy elkerüld a meglepetéseket az út során
Miután biztosítottunk néhány szállítót, mindenképpen frissítsül a költségvetést a tényleges kiadásokkal. Ez segít az esemény teljesítményének értékelésében.