Rendezvényhelyszínek minden alkalomra- csodás rendezvényhelyszínek

Minden, amit figyelembe kell venni a rendezvény helyszínének kiválasztásakor

Rendezvény szervezése során számos döntéssel kell szembenézni, de a megfelelő helyszín kiválasztása az egyetlen döntés, amely a legnagyobb hatással lesz az eseményre. Az esemény dátumától, az előadók felállásától, az étkezési lehetőségektől és a résztvevők élményétől kezdve minden a kiválasztott esemény helyszínétől függ.
Ez egy kicsit ijesztően hangzik? Nem kell így érezned. Az oldalon számos iránymutatást találsz arra vonatkozóan, hogy mikor kell döntést hozni, mit kell figyelembe venni, és hogyan kell jobban csinálni.

Mikor kezdjünk el helyszínt keresni?

Minél korábban, annál jobb. Miután jól megértettük a következő 3 tényezőt, megkezdhetjük a helyszín keresését: költségvetés, becsült rendezvényméret és helyigény.
Foglalj le egy helyszínt legalább 8 hónappal korábban, hogy elegendő időd legyen egyéb kritikus dolgok megtervezésére, mint például a kiváló előadók biztosítása, az eseményprogram és a weboldal létrehozása, a jegyértékesítés elindítása, a résztvevők bevonása stb.

Mit kell figyelembe venni, amikor rendezvényhelyszínt keresünk?

1. Helyszín

Ezt valószínűleg már gondoltad. Egy helyi eseményhez előfordulhat, hogy olyan helyszínt keresel, amely ésszerű távolságra van a legtöbb résztvevő otthonától vagy munkahelyétől. Ha sok résztvevő a városon kívülről utazik, előnyös lehet a repülőtér vagy a hotel közelében lévő helyszín. Minden esetben ne felejtsd el figyelembe venni a forgalom, a közlekedés és a parkolási lehetőségeket.

2. Parkolás

Van a helyszínen parkoló vagy parkolóinas-szolgáltatás? Egy parkolóval rendelkező helyszín az, amiből az álmok születnek. De ha nem ez a helyzet, nézd meg, hogy vannak-e a közelben parkolók, amelyeket a résztvevők elérhetnek és használhatnak. 

3. Kapacitás és minimumok

Mekkora a kapacitás? Néhány okból ismernie kell a helyszínek teremkapacitását. Először is, 500 fő (ha ez az Ön becsült rendezvénymérete) nem fér el kényelmesen egy 250 fős teremben. Másodszor, vannak tűzvédelmi és biztonsági előírások, amelyeket a helyszínnek be kell tartania.
Melyek az F&B minimumok? Ha a helyszín ételt és/vagy italt kínál, és beállít egy minimális étel- és italköltési összeget (az étel- és italminimumot), győződj meg arról, hogy a korábbi rendezvények korábbi F&B rekordjai összhangban vannak a minimummal. Ha becslése szerint sokkal több ételre és italra költ, mint amennyit a helyszín megkövetel, az azt jelenti, hogy jó vásárló leszel számukra. Egyeztess arról, hogy cserébe nyújthatnak-e ingyenes szolgáltatást (pl. Wi-Fi vagy A/V-támogatás frissítés), ha kiadásai elérnek egy bizonyos szintet.

4. Szolgáltatások és kényelmi szolgáltatások

Rendelkezik a helyszín konyhával, és étkeztetést tud biztosítani a rendezvényhelyszín? Ha igen, a helyszín gyakran elengedi a létesítményi díjat, és minden résztvevő után csak előleget számít fel az étkezési költséggel együtt. A konyhával nem rendelkező helyek partnerséget létesíthetnek egy élelmiszer-szolgáltatóval, amelyet Ön köteles használni, ezért érdemes előre ellenőrizni az ételeiket.

Ügyelj arra, hogy olyan helyszínt válassz, ahol nagyszerű ételeket szolgálnak fel, vagy ahol külső élelmiszer-eladókat is behozhat a legjobb résztvevői élmény érdekében.
Vannak benne asztalok, székek és textíliák, amelyeket használhatsz? Ha egy helyszín rendelkezik ilyen tárgyakkal, akkor sok pénzt és erőfeszítést takaríthatsz meg azzal, hogy felhasználod azt, ami van, feltéve, hogy az illeszkedik a Te témádhoz és az esemény hangulatához.

Kövesd az oldalt hasonló tippekért és tanácsokért! Rendezvénytippek kis és nagy rendezvényekhez!