1. Alábecsülted az időjárás szerepét
A nyári meleg nem mindig barát. Egy árnyék nélküli helyszín, forró délutáni időpont vagy épp egy hirtelen jött vihar teljesen felforgathatja a terveket. A megoldás: mindig legyen „B” terved – fedett helyszín, sátor vagy beltéri alternatíva.
És nemcsak az esőre kell gondolni: a tűző nap, a 35 fokos hőség is épp annyira kellemetlen lehet. Figyelj a vendégek komfortjára, és gondoskodj megfelelő hűtésről is, akár szabadtéren is!
2. Nem figyelsz a vendégek kényelmére
Sokan azt hiszik, elég a látvány és a program, a részletek nem számítanak. Pedig egy kényelmetlen szék, egy túlzsúfolt terem vagy egy meleg, levegőtlen helyiség könnyen elrontja az élményt.
Különösen fontos ez beltéri nyári rendezvényeknél. Ilyenkor nem elég egy asztali ventilátor – érdemes előre gondolkodni, és belekalkulálni, milyen a klíma beszerelés menete, főleg ha az eseményhelyszín hosszabb távon is használt lesz. A BudaKlíma például megbízható megoldásokat kínál, gyors és precíz kivitelezéssel – egy rendezvényhelyszínnek ez aranyat ér.
3. Nem kalkulálsz az árnyék és a víz szerepével
Egyszerűnek tűnő részlet, mégis sokan megfeledkeznek róla: a vendégek nem maradnak sokáig egy tűző napon felállított rendezvényen, ha nincs árnyék és elegendő frissítő ital. Még a legmenőbb catering sem lesz elég, ha nincs hideg víz, limonádé, vagy épp egy pihenősarok, ahová el lehet húzódni a melegtől.
A legjobb, ha már a helyszínválasztásnál figyelembe veszed, mennyi természetes árnyék van, és gondoskodsz plusz árnyékolásról, vízpontokról, hűsítő italokról.
4. Rosszul választod meg a napszakot
Déltől délután négyig a legmelegebb, és ha ekkorra időzíted a programok zömét, nem csak az energiát ölöd ki a vendégekből – akár egészségügyi kockázatot is jelenthet.
Tervezz okosan: kezdés késő délután, finom vacsora, hangulatos naplemente, esti program. Nem csak kellemesebb, hanem sokkal hangulatosabb is.
5. Elmarad a technikai ellenőrzés
Egy kivetítő, egy hangosítás vagy világítás sokszor csak akkor válik kritikussá, ha már ott a közönség, és épp nem működik. A nyári hőségben ezek a technikai eszközök könnyebben túlmelegednek, különösen, ha nincs megfelelő szellőzés vagy hűtés.
Ne hagyd a véletlenre: minden technikai eszközt próbálj ki előző nap, és gondoskodj arról is, hogy a helyszín alkalmas legyen az ilyen típusú terhelésre – legyen elég áram, hűvös belső tér, megfelelő világítás, stabil internet, ha szükséges.
