Ügyelj arra, hogy a megfelelő embereket hívd meg
Csak olyan embereket hívj meg, akik részt vesznek a találkozó üzleti tevékenységében, hozzájárulhatnak ahhoz, és döntéseket hozhatnak – vagy akik közvetlen kapcsolatban állnak azokkal, akik megtehetik. Ez különösen fontos az állami szektor szervezeteinél, ahol a döntéshozatali folyamat több rétegből állhat és összetett is lehet. Általában ahhoz, hogy egy értekezlet eredményes legyen, legfeljebb 12 embernek kell lennie a törzscsoportnak. Időről időre azonban érdemes olyan embereket is meghívni, akikről hallani kell, vagy akiknek hallaniuk kell, hogy miről beszél.
Gondosan tervezd meg a találkozót
Amikor összeállítod a napirendet, ügyelj arra, hogy a világos eredményre összpontosíts (vagy eredményekre, de nem túl sokra – lásd lent az időzítéssel kapcsolatos pontot). Gondold át, miről kell döntenie a találkozónak. Ha valami nem igényel azonnali cselekvést, vagy nem egyértelműen releváns, hagyd egy későbbi időpontra, vagy hagyd ki azt.Mivel az emberek általában élénkebbek és kreatívabbak a találkozó elején, tedd a napirend elejére azokat a témákat, amelyekhez mentális energiára és tiszta fejre van szükség. Azonban az is hasznos lehet, ha a jelentős érdeklődésre számot tartó és aggodalomra okot adó kérdéseket lejjebb helyezzük a napirenden. Ez segíthet az embereknek leküzdeni azt a természetes figyelemelmaradást, amely körülbelül 20 perccel egy megbeszélés előtt történik. Arra is érdemes gondolni, hogy a napirendi pontok milyen hatással lesznek a csoportra. Egyesek összehozzák az embereket, míg mások megosztottságot teremthetnek. Például érdemes a megbeszélést egy olyan tétellel befejezni, amely konszenzust teremt, hogy az emberek pozitív hangon távozzanak.
A tárgyalásokat sokban segítheti, ha teljesen elkülönült teremben vagytok. Ha erre nincs lehetőség az irodában, akkor egy irodai üvegfal is jó választás lehet, amit könnyedén ki és be lehet csukni, ha éppen több vagy elkülönített térre van szükség!
Időzítés
Állíts be időpontot a találkozóra, és tartsd be azt, és ami a legfontosabb, hogy ne hagyd, hogy két óránál tovább tartson. A túl sokáig tartó találkozók kevésbé hatékonyak. Tedd fel a napirendre a kezdési és befejezési időpontot, valamint az egyes napirendi pontok időpontját. Ez segít megőrizni az emberek összpontosítását, és megakadályozza, hogy az értekezlet túlcsorduljon.
Az alaphang
Neked vagy az elnöknek már az elején meg kell adnia az ülés alaphangját. Győződj meg arról, hogy céltudatos, koncentrált és energikus a hangulat. Ugyanakkor azt is szeretnénk, hogy az emberek jól érezzék magukat, és képesek legyenek hozzájárulni, ezért tegyél tudatos erőfeszítéseket mindenki bevonására, és hagyjon egy kis időt a könnyedebb megközelítésre.
Utókövetés
A megbeszélés végével még nem ért véget a munka. Miután megtartottátok a megbeszélést, haladéktalanul, lehetőleg egy héten belül küldd el mindenkinek a jegyzőkönyvet. Tüntesse fel azokat a tevékenységeket, amelyekben megállapodtak, és azoknak a személyeknek a nevét, akik végrehajtják azokat. A jegyzőkönyvek segítenek azoknak is, akik nem voltak jelen az értekezleten, hogy felzárkózzanak a megbeszélt és megállapodott dolgokhoz. Amennyiben szükség van rá, egyes emberekkel személyesen is kapcsolatba lehet lépni.