1. A megközelíthetőség önmagában nem elég
Belvárosi helyszín alatt sokan azonnal a közlekedést értik – metró, villamos, parkolás. Ezek kétségtelenül fontosak, főleg, ha az eseményre érkeznek vidékről vagy külföldről is vendégek. De a lokáció értékét nemcsak az adja, hogy odatalál-e mindenki, hanem az is, milyen érzésekkel érkeznek meg. Egy forgalmas, zajos utca nem biztos, hogy megadja az esemény kezdőhangulatát. Érdemes olyan környéket választani, ami már az első lépéseknél különlegesebb, méltóbb élményt sugall.
2. A környezet vizuális értéke legyen része a rendezvénynek
Egy belvárosi esemény nem zárható be négy fal közé – a külvilág is része lesz a hangulatnak. Egy reprezentatív tér, egy patinás épület vagy egy szép utcakép már érkezéskor befolyásolja a résztvevők benyomásait. Gondoljunk arra, milyen fotók fognak készülni, hol állnak meg beszélgetni a vendégek, hol ihatnak egy kávét szünetben. Ha az épület történelmi jelentőségű, vagy a környezet kulturális szempontból különleges, az hozzáadott értékké válik. Nemcsak esztétikai kérdés – kommunikációs előny is.
3. Étteremmel egybekötött helyszín: egyszerűbb, elegánsabb
Ha a rendezvényhez étkezés is kapcsolódik, sokkal praktikusabb olyan helyet választani, ahol minden egy helyen elérhető. Ez nemcsak a szervezés szempontjából könnyíti meg a dolgokat, hanem a vendégélményt is erősíti. Egy finom kávé, egy közösen elfogyasztott ebéd vagy vacsora segít oldani a feszültséget, kapcsolatokat építeni, élményt mélyíteni. Ráadásul egy jól kiválasztott étterem Budapest szívében stílusban is tükrözheti az esemény hangulatát. Ilyen például a Callas Café & Restaurant az Operaház mellett – ahol a történelmi elegancia és a modern gasztronómia kéz a kézben jár.
4. Ne csak funkciót, élményt is nyújtson a helyszín
Projektor, hangosítás, flipchart – alapvető elemek, de ma már nem ezek különböztetik meg a jó rendezvényt a kiválótól. Az emberek emlékeket visznek haza, nem felszerelést. Fontos, hogy a helyszín hangulata, fényei, illatai, textúrái is összeálljanak egy egységes élménnyé. A belvárosban több olyan étterem és rendezvényhelyszín is van, ahol az enteriőr már önmagában inspirál. Ne csak azt kérdezd, mire van szükségetek – kérdezd meg azt is: mit szeretnél, hogy a vendégek érezzenek?
5. Lokáció, ami illik a márkádhoz
Egy rendezvény mindig kommunikál. A meghívottak azt is figyelik – tudatosan vagy tudat alatt –, hogy a választott helyszín mennyire passzol ahhoz, amit a céged képvisel. Egy dinamikus startupnak lehet, hogy egy kreatív tér illik jobban, míg egy patinás márkának egy kulturális közegű, letisztult eleganciát sugárzó helyszín az ideális. Ha a márka és a környezet összhangban van, az üzenet is hitelesebb lesz. Ezért is érdemes a helyválasztásnál hosszabb távon gondolkodni – a benyomások sokáig velünk maradnak.
