Rendezvény szervezése során számos döntéssel kell szembenézni, de a megfelelő helyszín kiválasztása az egyetlen döntés, amely a legnagyobb hatással lesz az eseményre. Az esemény dátumától, az előadók felállásától, az étkezési lehetőségektől és a résztvevők élményétől kezdve minden a kiválasztott esemény helyszínétől függ.
Ez egy kicsit ijesztően hangzik? Nem kell így érezned. Az oldalon számos iránymutatást találsz arra vonatkozóan, hogy mikor kell döntést hozni, mit kell figyelembe venni, és hogyan kell jobban csinálni.
Minél korábban, annál jobb. Miután jól megértettük a következő 3 tényezőt, megkezdhetjük a helyszín keresését: költségvetés, becsült rendezvényméret és helyigény.
Foglalj le egy helyszínt legalább 8 hónappal korábban, hogy elegendő időd legyen egyéb kritikus dolgok megtervezésére, mint például a kiváló előadók biztosítása, az eseményprogram és a weboldal létrehozása, a jegyértékesítés elindítása, a résztvevők bevonása stb.
Ezt valószínűleg már gondoltad. Egy helyi eseményhez előfordulhat, hogy olyan helyszínt keresel, amely ésszerű távolságra van a legtöbb résztvevő otthonától vagy munkahelyétől. Ha sok résztvevő a városon kívülről utazik, előnyös lehet a repülőtér vagy a hotel közelében lévő helyszín. Minden esetben ne felejtsd el figyelembe venni a forgalom, a közlekedés és a parkolási lehetőségeket.
Van a helyszínen parkoló vagy parkolóinas-szolgáltatás? Egy parkolóval rendelkező helyszín az, amiből az álmok születnek. De ha nem ez a helyzet, nézd meg, hogy vannak-e a közelben parkolók, amelyeket a résztvevők elérhetnek és használhatnak.
Mekkora a kapacitás? Néhány okból ismernie kell a helyszínek teremkapacitását. Először is, 500 fő (ha ez az Ön becsült rendezvénymérete) nem fér el kényelmesen egy 250 fős teremben. Másodszor, vannak tűzvédelmi és biztonsági előírások, amelyeket a helyszínnek be kell tartania.
Melyek az F&B minimumok? Ha a helyszín ételt és/vagy italt kínál, és beállít egy minimális étel- és italköltési összeget (az étel- és italminimumot), győződj meg arról, hogy a korábbi rendezvények korábbi F&B rekordjai összhangban vannak a minimummal. Ha becslése szerint sokkal több ételre és italra költ, mint amennyit a helyszín megkövetel, az azt jelenti, hogy jó vásárló leszel számukra. Egyeztess arról, hogy cserébe nyújthatnak-e ingyenes szolgáltatást (pl. Wi-Fi vagy A/V-támogatás frissítés), ha kiadásai elérnek egy bizonyos szintet.
Rendelkezik a helyszín konyhával, és étkeztetést tud biztosítani a rendezvényhelyszín? Ha igen, a helyszín gyakran elengedi a létesítményi díjat, és minden résztvevő után csak előleget számít fel az étkezési költséggel együtt. A konyhával nem rendelkező helyek partnerséget létesíthetnek egy élelmiszer-szolgáltatóval, amelyet Ön köteles használni, ezért érdemes előre ellenőrizni az ételeiket.
Ügyelj arra, hogy olyan helyszínt válassz, ahol nagyszerű ételeket szolgálnak fel, vagy ahol külső élelmiszer-eladókat is behozhat a legjobb résztvevői élmény érdekében.
Vannak benne asztalok, székek és textíliák, amelyeket használhatsz? Ha egy helyszín rendelkezik ilyen tárgyakkal, akkor sok pénzt és erőfeszítést takaríthatsz meg azzal, hogy felhasználod azt, ami van, feltéve, hogy az illeszkedik a Te témádhoz és az esemény hangulatához.
Kövesd az oldalt hasonló tippekért és tanácsokért! Rendezvénytippek kis és nagy rendezvényekhez!
1970/01/01 - VN
Minden, amit a rendezvényekről és a sikeres rendezvényszervezésről tudnod kell, legyen az üzleti vagy privát esemény. Hírek, aktualitások, trendek és újdonságok a professzionális rendezvényekért.
Mitől lesz igazán felejthetetlen egy üzleti vagy privát esemény, esetleg esküvő? Hogyan kell tökéletesen megszervezni egy céges karácsonyi partyt, egy csapatépítő tréninget vagy osztálytalálkozót? Mire érdemes figyelned, egyáltalán hogyan állj neki? Segítséget nyújtunk a rendezvényed sikeréhez szakmai cikkeken, kreatív megoldásokon és gyakorlati útmutatókon keresztül.
Rendezvényhelyszínek széles, színes skálájával várunk, amelyek között garantáltan megtalálod majd az esemény céljának, elképzeléseidnek és a meghívottak elvárásainak tökéletesen megfelelő rendezvényhelyszínt! Ha nem keresel, hanem rendezvényhelyszínedet népszerűsítenéd, itt megteheted! Segítünk benne, hogy rád találjanak!
Esküvői dekoráció? Catering a céges alkalmadhoz? Berendezés, székek és asztalok egy fogadáshoz? Izgalmas feladatok a csapatépítő tréningedhez? Bármit is keress vagy kínálj, nálunk megtalálhatsz minden szükséges részletet és szolgáltatást. Engedd, hogy megkönnyítsük a dolgod!
Hogyan terjedhet futótűzként a rendezvényed híre? Hogyan és mit érdemes kommunikálni az eseményről? Hogyan készíts kreatív tartalmakat, hogyan csigázd fel a résztvevőket? Hogyan varázsold el őket az esemény során? Megtanítunk, hogyan kell népszerűsítened és kommunikálnod a rendezvényed, hogy aztán learathasd a babérokat!