Próbálj megfelelni a rendezvény céljának
Valószínűleg felsőbb utasításra kezdtél bele egy üzleti esemény megszervezésének, így értelemszerűen az eseménynek rendelkeznie kell valamilyen üzleti céllal. A kapcsolatteremtés a legfontosabb, egy új szolgáltatás bemutatása, a tudásmegosztás? Minden esetben és minden részlet kiválasztása során tartsd szem előtt ezt a célt. Kapcsolatteremtéshez egy állófogadás is tökéletes, viszont egy oktatáshoz nem túl ideális.
Ne lépd túl a költségkeretet
Ha fix a költségkeret, minden esetben igyekezz azon belül maradni, ha rugalmasabb, akkor is maradj két lábban a földön. A rendelkezésedre álló keret egészét egyébként sem célszerű elkölteni, mert bármikor adódhatnak olyan helyzetek, amik plusz költségeket kívánnak. Ezekre érdemes fenntartani egy vésztartalékot.
Kérj biztos visszajelzést a részvételről
Ne hagyd, hogy a meghívásaid a levegőben lógjanak. Kérj visszajelzést a meghívottaktól, adj nekik erre egy határidőt is. A határidő lejárta előtt nem árt emlékeztetni őket rá, hogy várod a visszajelzésüket.
Egyeztess egy utolsót
Az esemény kezdete előtt érdemes egy utolsót egyeztetni a szolgáltatókkal, hogy biztos lehess benne, minden jól alakul majd. Ezt az esemény előtti héten érdemes megtenni. Fixáld újra az időpontot, adj meg telefonszámot, amelyen a rendezvény alatt is elérhetnek, és így tovább.
Legyen B terved
Ahogy közeledik a rendezvény időpontja, egyre egyértelműbbé válik majd számodra is, hogy egy üzleti esemény megszervezése nem gyerekjáték. Éppen ezért a legfontosabb napirendi pontokhoz (például egy fontos előadás) legyen B terved is arra az esetre, ha az előadó nem érkezne meg időben, ha nem működne a hangosítás, és így tovább.