Kik a résztvevők?
Magasabb beosztásban lévő munkatársakat céloz a rendezvényed? Kizárólag felsővezetőknek szól, vagy inkább egy továbbképzésnek felel meg a kezdők, gyakornokok számára? Először is azt kell megfogalmaznod, hogy ki az ideális meghívott a rendezvényeden, hiszen minden további döntésedet ez befolyásolja majd.
Mi a cél?
Bár szorosan kapcsolódik a fentihez, érdemes a célt is egzakt módon megfogalmazni és lefektetni, hogy mindig szem előtt legyen. A célod nem az lesz, hogy minél többen eljöjjenek, vagy minél jobban érezzék magukat a meghívottak. Minden üzleti eseménynek üzleti célja van: a márkád népszerűsítése, egy új termékj bemutatása, kapcsolatépítés, és így tovább.
Mire kell odafigyelned?
Írj listát minden egyes részletről, legalább nagy vonalakban a világítástól a terem berendezésén át az ajándéktárgyakig. A lista legyen mindig nálad a rendezvényszervezés folyamata során, így bármikor felírhatsz egy-két új dolgot, ami éppen aktuálisan eszedbe jut. Később ezeket a pontokat kategorizálhatod és alpontokra bonthatod, de jobb mindent felírni, hogy biztosan ne felejts el semmit.
Mi a helyzet a költségvetéssel?
Ebben az esetben is meg kell említenünk a korábbi pontot, hiszen a lista írásakor fontos odafigyelned a költségvetésre is. Mindig tudd, hogy mennyi pénzből gazdálkodhatsz, és hozzávetőlegesen érdemes azt is átgondolni, hogy mire mennyit szánsz. Ha számodra nagyon fontos a dekoráció, nyilvánvalóan arra nagyobb keret megy majd el, de ha elengedhetetlen számodra, hogy isteni fingerfoodot szolgáljanak fel, akkor lehet, hogy arra költesz majd többet.
Hogyan népszerűsíted az eseményt?
Segítünk: a legtöbb esetben online. Egyre kevesebb a létjogosultsága az offline módszereknek, ha rendezvényszervezésről van szó, de egy Facebook esemény, nagyobb vagy rendszeres eseményeknél egy weboldal, vagy egy online meghívó annál elengedhetetlenebb. Az online kommunikáció során izgalmas információkat és ajánlatokat csepegtethetsz a célközönséged számára, adhatsz például early-bird kedvezményt vagy időről időre előbukkanhatsz olyan részletekkel, előadókkal vagy programokkal, amik folyamatosan ösztönzik a felhasználókat arra, hogy jelentkezzenek az eseményedre.
