Megfelelő helyszín
Az első és legfontosabb, amire figyelj, akármilyen rendezvényt is szervezel, hogy megtaláld a megfelelő helyszínt. Ne legyen se túl kicsi, se túl nagy, hangulatában passzoljon az esemény szellemiségéhez. Ha más megbízásából szervezel egy eseményt, feltétlenül vidd el őt is a helyre, mielőtt kibéreled! Ugyanis, ha a megbízó csak az esemény alkalmakor szembesül vele, hogy nem tetszik neki a helyszín, akkor onnantól mindegy, hogy egyébként mindent profin intéztél, nem lesz elégedett a munkáddal.
A meghívottak értesítése
Nagyon fontos, hogy állíts össze – vagy állítsatok össze a megbízóddal – egy vendéglistát, és a rajta szereplő össze meghívottat értesítsd, lehetőleg több különböző módon. Írj e-mailt, küldj postai úton meghívót, és kérj visszajelzést, hogy lehet-e az adott személyre vagy személyekre számítani az eseményen. Enélkül nem fogod tudni, hogy hány fővel kell számolnod. Győződj meg róla, hogy minden érintett értesült-e a meghívásról!
Ételek-italok
Amennyiben tudod, hány főre kell számítanod, elkezdheted összeállítani a rendezvényen felszolgált menüt. Könnyebb dolgod van, ha rendezvény catering céljából felbérelsz egy csapatot, akik ezzel foglalkoznak, így biztosan nem marad ki sem egy előétel, sem a megfelelő mennyiségű ital. A menüt ugyanúgy egyeztesd a megbízóddal, mint a helyszínt, hiszen elsősorban az a fontos, hogy ő elégedett legyen vele.
Zene
Az általad szervezett rendezvény jellegétől függően szükséges lehet zene, sőt, akár tánctér biztosítása is. Egyfelől figyelj rá, hogy olyan helyet válassz, ahol ezek biztosítására van mód, vagy eleve rendelkezik tánctérrel, vagy van elég hely létrehozni egyet. A zene is kardinális kérdés, még az esemény kezdete előtt győződj meg róla, hogy minden kábel és csatlakozó megvan, rendben van-e a hangosítás, működik-e minden eszköz!
Dekoráció
Végül, de nem utolsó sorban fontos része minden rendezvénynek a dekoráció. Ha van az eseménynek tematikája, akkor a dekorációnak is ehhez kell igazodnia, ha nincs, akkor egyszerűen csak olyannak kell lennie, ami a megbízódnak tetszik. Ne legyen túl sok; nem jó, ha akkora asztaldísz van mindenhol, hogy a tányérok már alig férnek el az asztalon. A dekoráció minden eleme legyen összehangolva, különben ízléstelen lesz az összhatás!